Rex Nordic

Sök

Garanti- och marknadsföringsregister

Kombinerad dataskyddsbeskrivning och informationsdokument i enlighet med dataskyddslagen (2018/1050) och Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (2016/679/EU).

 

  1. PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Enligt den tillämpliga dataskyddslagen och dataskyddsförordningen är Rex Nordic Oy och dess dotterbolag gemensamt personuppgiftsansvariga när de tillsammans definierar ändamålen och medlen för behandlingen. Om de gemensamt personuppgiftsansvariga används i denna beskrivning hädanefter termen personuppgiftsansvarig. Kontaktpunkten för den registrerade är Rex Nordic Oy som ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med denna beskrivning och tillämplig dataskyddslagstiftning.

Uppgifter om företaget:

Rex Nordic Group
Rex Nordic Oy
Mustanlähteentie 24 A
07230 Askola
FO-nummer: 2646942-1

Telefon: 040 1801111

www.rexnordic.se/

Rex Nordic Sweden Ab

ID: 559166–4718

 

  1. PERSON SOM ANSVARAR FÖR REGISTERÄRENDEN OCH/ELLER KONTAKTPERSON

Ville Metsälampi
ville.metsalampi@rexnordic.com

Telefon: 0 405 780 368

 

  1. REGISTRETS NAMN:

Rex Nordic Oy – ”Garanti- och marknadsföringsregister”

Allmänt om behandlingen av personuppgifter

Till de delar som Kundregistret innehåller personuppgifter iakttas i behandlingen av dem dataskyddslagen och andra vid den aktuella tidpunkten gällande lagar, förordningar, föreskrifter och myndighetsanvisningar som gäller behandlingen av personuppgifter. Med personuppgifter avses information som kan tillskrivas en viss person. I detta dokument beskrivs närmare förfarandena i samband med insamling, behandling och utlämnande av personuppgifter samt den registrerades rättigheter.

 

  1. DEN RÄTTSLIGA GRUNDEN OCH ÄNDAMÅLET FÖR BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER

De personuppgifter som lagrats i garantiregistret används för följande ändamål: för att ordna garantiunderhåll, för att samla in, lagra och statistikföra garanti- och serviceinformation och för att samla in och hantera reklamationer och kundrespons. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifterna enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är den personuppgiftsansvariges berättigade intresse som utgörs av kundrelationen. Ändamålet för behandlingen av personuppgifterna är kundvård, förbättring av kundservicen och -upplevelsen, administrering och hantering av beställningar samt marknadsföring. Dessutom används uppgifterna av underhållsservicen och för eventuella återtagningsåtgärder (recall) och andra garantiåtgärder. Kundens uppgifter kan användas för automatiserat beslutsfattande eller profilering.

Kundens uppgifter kan även lämnas ut inom Rex Nordic Oy:s koncernbolag och närståendebolag i syfte att utveckla affärsverksamheten och den interna verksamheten.

Uppgifterna lagras i registret under kundrelationens eller garantins giltighetstid. Den personuppgiftsansvarige har rätt att bevara befintliga uppgifter även efter garantiperiodens utgång för att förbättra affärsverksamheten och analysera verksamheten, såvida den registrerade inte ställer andra krav.

  1. VILKA UPPGIFTER VI SAMLAR IN

Vi samlar endast in sådana personuppgifter som är nödvändiga för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas, se avsnitt 4 ovan. I behandlingen av de personuppgifter som samlas in iakttas särskild försiktighet.

Vi samlar in följande personuppgifter:

  • För- och efternamn
  • E-postadress
  • Telefonnummer
  • Adress
  • Beställningshistorik
  • Identifierande uppgifter för enhet och köp
  • Användningsändamål
  • Uppgifter om kundrespons och reklamationer
  • Uppgifter om underhållsåtgärder som gjorts på enheten
  • IP-adress
  • Enhetens serienummer

 

  1. REGELMÄSSIGA DATAKÄLLOR

Uppgifterna som lagras i registret fås av kunden från meddelanden som skickas i samband med beställningen eller via formulär på webbplatsen. Vi lagrar även sådana uppgifter om kunderna som fås via e-post, telefon, tjänster på sociala medier samt från avtal, kundmöten och andra situationer där kunden själv är direkt informationskälla.

  1. PERSONUPPGIFTSBITRÄDEN

Bolag som ingår i samma koncern med Rex Nordic Oy kan behandla personuppgifter för administrativa ändamål i enlighet med och inom ramen för vid tidpunkten gällande dataskyddslagstiftning.

Rex Nordic Oy kan dessutom delvis utkontraktera behandlingen av personuppgifter till en tredje part, varvid Rex Nordic Group garanterar genom avtalsarrangemang att behandlingen av personuppgifterna sker i enlighet med denna dataskyddspolicy och gällande dataskyddslagstiftning.

Rex Nordic Oy:s underleverantörer sköter bland annat leverans av produkter som beställts i webbutiken, utveckling och konsultation av digitala tjänster, lagring av uppgifter och teknisk infrastrukturförvaltning, betalningsförmedling, fakturering, analyser och dataförvaltning, marknadsundersökningar och konsumentenkäter samt marknadsföringens tjänster och reklamteknologier.

  1. REGELMÄSSIGT UTLÄMNANDE AV UPPGIFTER OCH ÖVERFÖRING AV UPPGIFTER UTANFÖR EU ELLER EES

Uppgifterna lämnas inte ut regelmässigt till andra instanser eller länder utanför EU eller EES, om inte detta är nödvändigt för att säkerställa Rex Nordic Oy:s eller dess samarbetspartners tekniska utförande. Rex Nordic Oy handlar dock på detta sätt endast då företaget har en rättslig grund för det, till exempel att mottagaren är belägen i ett land där personuppgifter garanteras en tillräckligt hög nivå av skydd eller att mottagaren är bunden av ett avtal som uppfyller unionens krav gällande överföring av personuppgifter till länder utanför EU. Uppgifter kan lämnas ut till myndigheter på de sätt som gällande lagstiftning kräver. Garantin registreras i importörens system, vars datasäkerhet ligger på samma nivå.

  1. PRINCIPERNA FÖR SKYDD AV REGISTRET

I hanteringen av registret iakttas noggrannhet och uppgifter som behandlas med hjälp av datasystem skyddas på lämpligt sätt. Uppgifterna i registret förvaras på internetservrar. Utrustningens fysiska och digitala datasäkerhet ombesörjs på lämpligt sätt.

Den personuppgiftsansvarige ser till att lagrade uppgifter och användarbehörighet till servrar och andra uppgifter som är kritiska med tanke på personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av sådana arbetstagare i vars arbetsuppgifter detta ingår. Utöver arbetstagarna har även webbtjänstleverantören tillträde till registret. Med webbtjänstleverantören har det tecknats ett avtal om uppgiftsbehandlingen, där det definieras hur de kan behandla uppgifterna.

  1. UPPGIFTERNAS LAGRINGSTID

Vi förvarar personuppgifter i garantiregistret under garantins giltighetstid, varefter uppgifterna raderas ur registret. 

  1. DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER

Du har rätt att erhålla meddelande om vilka personuppgifter rörande dig som behandlas, få en kopia av dina personuppgifter samt begära rättelse av felaktiga personuppgifter och komplettering av ofullständiga personuppgifter. Du har även rätt att begära att vi raderar personuppgifter som rör dig om det inte är nödvändigt att lagra dem till exempel baserat på bokföringslagen eller kundrelationen. Du har även rätt att förbjuda direktmarknadsföring genom att skicka oss e-post till adressen info@rexnordic.com.

Du har även rätt att begära att vi begränsar behandlingen av personuppgifterna i följande situationer:
Under tiden då det berättigade intresset säkerställs, felaktiga personuppgifter korrigeras och uppgifternas riktighet kontrolleras. Du har även rätt att inge klagomål gällande behandlingen av personuppgifterna om du anser att behandlingen är felaktig. Klagomålet görs till tillsynsmyndigheten som i detta fall i första hand är dataombudsmannen. Du kan även kräva överföring av dina personuppgifter om vi behandlar personuppgifter som du själv har lämnat ut baserat på ett avtal som du har samtyckt till. I detta fall tillhandahåller vi personuppgifterna som rör dig i maskinläsbart format så att du kan lagra dem själv eller föra över dem till en annan personuppgiftsansvarig.

Förfrågningar om registeruppgifterna ska göras med det vidstående formuläret för begäran om insyn. För att uppgifterna ska lämnas ut måste den registrerade dessutom intyga sin identitet och sin rätt till de uppgifter som ingår i registret vid den personuppgiftsansvariges verksamhetsställe. Uppgifterna tillställs dig på det lämpligaste sättet inom sex (6) veckor efter att begäran ställdes och efter styrkandet av identiteten, vilket krävs för att få uppgifterna.

  1. DATASÄKERHET

Vår webbplats är utförd på ett datasäkert sätt. Vi använder en krypterad SSL-förbindelse och brandmurar och inloggning på sidan sker med användarnamn och lösenord. Webbplatsen uppdateras regelbundet, vilket stärker webbplatsens datasäkerhet.

  1. COOKIES

På vår webbplats används cookies som samlar in information om webbplatsens användare.
Cookies möjliggör till exempel utvärdering av marknadsföringen via Google Analytics och Facebook. Med hjälp av dessa uppgifter försöker vi förbättra vår webbplats och rikta in marknadsföringen bättre. Cookies kan avaktiveras i webbläsarinställningarna och då kan ditt besök på vår webbplats inte följas.

  1. KONTAKT

Förfrågningar om registeruppgifterna ska göras med formuläret för begäran om insyn. För att uppgifterna ska lämnas ut måste den registrerade dessutom intyga sin identitet och sin rätt till de uppgifter som ingår i registret vid den personuppgiftsansvariges verksamhetsställe. Den registrerade ska kontakta adressen under Uppgifter om företaget antingen personligen eller skriftligt. Uppgifterna tillställs dig på det lämpligaste sättet inom sex (6) veckor efter att begäran ställdes och efter styrkandet av identiteten, vilket krävs för att få uppgifterna.

  1. ÄNDRINGAR AV DATASKYDDSBESKRIVNINGEN

Denna dataskyddsbeskrivning kan tidvis uppdateras till exempel när lagstiftningen ändras. Denna dataskyddsbeskrivning har senast uppdaterats 15.9.2020.

 

CRM kundvård (”Kundregister”)

Kombinerad dataskyddsbeskrivning och informationsdokument i enlighet med dataskyddslagen (2018/1050) och Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (2016/679/EU).

 

  1. PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Enligt den tillämpliga dataskyddslagen och dataskyddsförordningen är Rex Nordic Oy och dess dotterbolag gemensamt personuppgiftsansvariga när de tillsammans definierar ändamålen och medlen för behandlingen. Om de gemensamt personuppgiftsansvariga används i denna beskrivning hädanefter termen personuppgiftsansvarig. Kontaktpunkten för den registrerade är Rex Nordic Oy som ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med denna beskrivning och tillämplig dataskyddslagstiftning.

Uppgifter om företaget:

Rex Nordic Group
Rex Nordic Oy
Mustanlähteentie 24 A
07230 Askola
FO-nummer: 2646942–1

Telefon: 040 1801111

www.rexnordic.se

Rex Nordic Sweden Ab

ID: 559166–4718

 

  1. PERSON SOM ANSVARAR FÖR REGISTERÄRENDEN OCH/ELLER KONTAKTPERSON

Ville Metsälampi
ville.metsalampi@rexnordic.com

Telefon: 040 5 780 368

  1. REGISTRETS NAMN:

Rex Nordic Oy – CRM kundvård (”Kundregister”)

Allmänt om behandlingen av personuppgifter

Till de delar som Kundregistret innehåller personuppgifter iakttas i behandlingen av dem dataskyddslagen och andra vid den aktuella tidpunkten gällande lagar, förordningar, föreskrifter och myndighetsanvisningar som gäller behandlingen av personuppgifter. Med personuppgifter avses information som kan tillskrivas en viss person. I detta dokument beskrivs närmare förfarandena i samband med insamling, behandling och utlämnande av personuppgifter samt den registrerades rättigheter.

 

  1. DEN RÄTTSLIGA GRUNDEN OCH ÄNDAMÅLET FÖR BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER

När vi behandlar dina personuppgifter för att fullgöra våra skyldigheter i anslutning till kundrelationen eller när du handlar i vår webbutik, grundar sig behandlingen av dina personuppgifter på ett avtal.

När vi behandlar dina personuppgifter för kundserviceändamål och marknadsföring är den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter ett berättigat intresse.

När vi behandlar dina personuppgifter i samband med elektronisk direktmarknadsföring är den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter samtycke. Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.

När vi behandlar dina personuppgifter för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser är den rättsliga grunden en rättslig förpliktelse.

Ändamålet för behandlingen av personuppgifterna är kundvård, förbättring av kundservicen och -upplevelsen, administrering och hantering av beställningar samt marknadsföring. Dessutom används uppgifterna av underhållsservicen och för eventuella återtagningsåtgärder (recall) och andra garantiåtgärder. Kundens uppgifter kan användas för automatiserat beslutsfattande.

  1. UPPGIFTERNAS LAGRINGSTID

Personuppgifterna behandlas i regel så länge kundrelationen, för vars vård vi behöver uppgifterna, är i kraft eller tills vidare till dess att kundens kontaktperson ändras. Efter att kundrelationen har avslutats lagras uppgifterna högst fem (5) år baserat på Rex Nordic Oy:s berättigade intresse, till exempel att försvara sig vid eventuella rättsliga anspråk. Personuppgifterna kan även lagras en längre tid om den tillämpliga lagstiftningen eller Rex Nordic Oy:s skyldigheter enligt avtal gentemot tredje parter förutsätter en längre lagringstid. I annat fall raderas personuppgifterna när det inte längre finns behov av att lagra personuppgifterna eller av att fastställa, utöva eller försvara parternas rättsliga anspråk.

Personuppgifterna kan även bevaras en längre tid om den tillämpliga lagstiftningen eller företagets skyldigheter enligt avtal gentemot tredje parter kräver en längre lagringstid. Uppgifterna lagras i registret under kundrelationens eller garantins giltighetstid. Den personuppgiftsansvarige har rätt att bevara befintliga uppgifter även efter garantiperiodens utgång för att förbättra affärsverksamheten och analysera verksamheten, såvida den registrerade inte ställer andra krav.

  1. VILKA UPPGIFTER VI SAMLAR IN

Vi samlar in dina personuppgifter för att kunna erbjuda våra produkter och tjänster på bästa möjliga sätt, för att skapa en smidig inköpsupplevelse och för att säkerställa effektiv funktion och effektivt underhåll av vår webbplats och våra tjänster. I behandlingen av de personuppgifter som samlas in iakttas särskild försiktighet.

Vi samlar in följande uppgifter:

 

  • För- och efternamn;
  • Identifierande uppgift, till exempel födelsedatum;
  • E-postadress;
  • Telefonnummer;
  • Adress;
  • Beställnings- och inköpshistorik;
  • Återförsäljaren som du använder;
  • Agerande på webbplatsen;
  • När du aktiverar en garanti;
  • Uppgifter i anslutning till kundvård och kontakter;
  • Andra uppgifter som grundar sig på samtycke och fastställs från fall till fall.

 

Uppgifter i anslutning till inköp:

  • Uppgifter om dina beställningar, leveranser, betalningsmetoder, faktureringsadresser och leveransadresser och andra uppgifter om affärer med Rex Nordic Oy;
  • Kontakter med vår kundservice och kommunikation i samband med detta;
  • Deltagande i kampanjer och tävlingar.

Uppgifter som samlas in från andra källor:

  • Om du har kontaktat vår webbplats, tjänst eller kanal på sociala medier via din egen profil på ett socialt medium kan vi samla in sådana uppgifter som finns öppet tillgängliga i den ifrågavarande profilen.
  • Vi kan samla in tidsenliga leverans- och kontaktuppgifter hos fraktföretag.

 

  1. REGELMÄSSIGA DATAKÄLLOR

Vi samlar endast in och behandlar personuppgifter som är nödvändiga för att utöva vår verksamhet och för kundvården.

Uppgifterna som lagras i registret fås av kunden från meddelanden som skickas i samband med beställningen. Vi lagrar även sådana uppgifter om kunderna som fås via e-post, telefon, tjänster på sociala medier samt från avtal, kundmöten och andra situationer där kunden själv är direkt informationskälla.

  1. PERSONUPPGIFTSBITRÄDEN

Bolag som ingår i samma koncern med Rex Nordic Oy kan behandla personuppgifter för administrativa ändamål i enlighet med och inom ramen för vid tidpunkten gällande dataskyddslagstiftning.

Rex Nordic Oy kan dessutom delvis utkontraktera behandlingen av personuppgifter till en tredje part, varvid Rex Nordic-koncernen garanterar genom avtalsarrangemang att behandlingen av personuppgifterna sker i enlighet med denna dataskyddspolicy och gällande dataskyddslagstiftning.

Rex Nordic Oy:s underleverantörer sköter bland annat leverans av produkter som beställts i webbutiken, utveckling och konsultation av digitala tjänster, lagring av uppgifter och teknisk infrastrukturförvaltning, betalningsförmedling, fakturering, analyser och dataförvaltning, marknadsundersökningar och konsumentenkäter samt marknadsföringens tjänster och reklamteknologier.

  1. REGELMÄSSIGT UTLÄMNANDE AV UPPGIFTER OCH ÖVERFÖRING AV UPPGIFTER UTANFÖR EU ELLER EES

Om du har lagt en beställning i vår webbutik kan vi lämna ut till logistikföretaget de personuppgifter som är nödvändiga för leveransen, till exempel namn, adress, e-postadress och telefonnummer.

När vi hanterar betalningar för beställningar från webbutiken kan vi beroende på ditt val av betalningsalternativ anlita en utomstående serviceleverantör, varvid du hänvisas till en tredje parts webbplats. I detta fall tillämpas de villkor som gäller på den tredje partens webbplats. Vi samlar inte in betalningsinformation såsom kreditkortsuppgifter. All betalningsinformation behandlas av befullmäktigade utomstående leverantörer av betaltjänster.

Kundens uppgifter kan lämnas ut inom Rex Nordic Oy:s koncernbolag och närståendebolag i syfte att utveckla verksamheten samt för analys och utveckling av affärsverksamheten. Från rapporteringen kan inga enskilda personer identifieras.

 

Uppgifterna lämnas inte ut regelmässigt till andra instanser eller länder utanför EU eller EES, om inte detta är nödvändigt för att säkerställa Rex Nordic Oy:s eller dess samarbetspartners tekniska utförande. Rex Nordic Oy handlar dock på detta sätt endast då företaget har en rättslig grund för det, till exempel att mottagaren är belägen i ett land där personuppgifter garanteras en tillräckligt hög nivå av skydd eller att mottagaren är bunden av ett avtal som uppfyller unionens krav gällande överföring av personuppgifter till länder utanför EU. Uppgifter kan lämnas ut till myndigheter på de sätt som gällande lagstiftning kräver.

  1. PRINCIPERNA FÖR SKYDD AV REGISTRET

I hanteringen av registret iakttas noggrannhet och uppgifter som behandlas med hjälp av datasystem skyddas på lämpligt sätt. Uppgifterna i registret förvaras på internetservrar. Utrustningens fysiska och digitala datasäkerhet ombesörjs på lämpligt sätt. Vi har genomfört tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att försäkra oss om att dina personuppgifter inte ändras, går förlorade eller förstörs och om att ingen obehörig har åtkomst till dem.

Den personuppgiftsansvarige ser till att lagrade uppgifter och användarbehörighet till servrar och andra uppgifter som är kritiska med tanke på personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av sådana arbetstagare i vars arbetsuppgifter detta ingår. Utöver arbetstagarna har även webbtjänstleverantören tillträde till registret. Med webbtjänstleverantören har det tecknats ett avtal om uppgiftsbehandlingen, där det definieras hur de kan behandla uppgifterna.

Manuellt material förvaras med iakttagande av särskild noggrannhet och försiktighet i låsta lokaler.

  1. DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER

När behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Dessutom har den registrerade i princip enligt den tillämpliga dataskyddslagstiftningen rätt att när som helst:

Erhålla meddelande om vilka personuppgifter rörande hen som behandlas. Du har rätt att få en kopia av dina personuppgifter samt begära rättelse av felaktiga personuppgifter och komplettering av ofullständiga personuppgifter. Du har även rätt att begära att vi raderar personuppgifter som rör dig om det inte är nödvändigt att lagra dem till exempel baserat på bokföringslagen eller kundrelationen. Du har även rätt att förbjuda direktmarknadsföring genom att skicka oss e-post till adressen info@rexnordic.com.

Du har även rätt att begära att vi begränsar behandlingen av personuppgifterna i följande situationer:
Under tiden då det berättigade intresset säkerställs, felaktiga personuppgifter korrigeras och uppgifternas riktighet kontrolleras.

Du kan även kräva överföring av dina personuppgifter om vi behandlar personuppgifter som du själv har lämnat ut baserat på ett avtal som du har samtyckt till. I detta fall tillhandahåller vi personuppgifterna som rör dig i maskinläsbart format så att du kan lagra dem själv eller föra över dem till en annan personuppgiftsansvarig.

Du har även rätt att inge klagomål på personuppgiftsbehandlingen om du anser att behandlingen är felaktig. Klagomålet görs till tillsynsmyndigheten som i detta fall i första hand är dataombudsmannen på huvudkontoret.

  1. ANVÄNDNING AV COOKIES

Cookies är korta textfiler som lagras i din enhets webbläsare. Webbläsaren lagrar cookies på terminalen för att identifiera och omidentifiera användaren. Med hjälp av cookies kan man identifiera vilken webbläsare som används och använda informationen som fås på detta sätt till exempel för att räkna enskilda webbläsare från vilka webbplatsen besöks och för att analysera användningen av vår webbplats till exempel i form av statistik. Vi använder cookies på webbplatsen också för att förbättra användarupplevelsen. Cookies orsakar ingen skada eller störning på din enhet och informationen lämnas inte ut till tredje parter.

Om du inte vill att cookies ska användas på webbplatsen kan du radera dem och blockera dem helt. Du hanterar cookies i webbläsarens säkerhetsinställningar. Om cookies inte används kan vi inte garantera webbplatsens funktionalitet.

Från Facebook får vi användarens namn, offentliga profilbild och andra uppgifter som visas offentligt. Du kan själv meddela oss andra personuppgifter utöver dessa via webbplatsens kommentarsfunktion eller via chatten till exempel i samband med kundbetjäningen. Vi behandlar inte dina personuppgifter utanför Facebook och uppgifterna sammanslås inte med andra register.

  1. DATASÄKERHET

Vår webbplats är utförd på ett datasäkert sätt. Vi använder en krypterad SSL-förbindelse och brandmurar och inloggning på sidan sker med användarnamn och lösenord. Webbplatsen uppdateras regelbundet, vilket stärker webbplatsens datasäkerhet.

  1. KONTAKT

Förfrågningar om registeruppgifterna ska göras med formuläret för begäran om insyn. För att uppgifterna ska lämnas ut måste den registrerade dessutom intyga sin identitet och sin rätt till de uppgifter som ingår i registret vid den personuppgiftsansvariges verksamhetsställe. Den registrerade ska kontakta adressen under Uppgifter om företaget antingen personligen eller skriftligt. Uppgifterna tillställs dig på det lämpligaste sättet inom sex (6) veckor efter att begäran ställdes och efter styrkandet av identiteten, vilket krävs för att få uppgifterna.

  1. ÄNDRINGAR AV DATASKYDDSBESKRIVNINGEN

Denna dataskyddsbeskrivning kan tidvis uppdateras till exempel när lagstiftningen ändras. Denna dataskyddsbeskrivning har senast uppdaterats 15.9.2020.