“Registro delle garanzie e del marketing”
Dichiarazione di protezione dei dati e documento informativo combinati in conformità alla legge sulla protezione dei dati (2018/1050) e al regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (2016/679/UE).
- TITOLARE
Ai sensi della legge sulla protezione dei dati e del regolamento sulla protezione dei dati applicabili, Rex Nordic Oy e le sue filiali sono contitolari che determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento. Il termine “Titolare” è utilizzato al posto di “Contitolare” nel testo che segue. Il punto di contatto dell’interessato è Rex Nordic Oy, che ha la responsabilità di garantire che i dati personali dell’utente siano trattati in conformità alla presente dichiarazione e alle leggi applicabili in materia di protezione dei dati. Dati dell’azienda: Rex Nordic Group Rex Nordic Oy Mustanlähteentie 24 A 07230 Askola, Finlandia Business ID: 2646942-1 Telefono: +358 40 180 1111 www.rexnordic.eu - PERSONA E/O CONTATTO RESPONSABILE PER LE QUESTIONI RELATIVE AL REGISTRO
Ville Metsälampi ville.metsalampi@rexnordic.com Telefono: +358 40 578 0368 - NOME DEL REGISTRO:
Rex Nordic Oy – “Registro della garanzia e del marketing” Informazioni generali sul trattamento dei dati personali Nella misura in cui il registro dei clienti contiene dati personali, devono essere rispettate la legge sulla protezione dei dati e le altre leggi, regolamenti, decreti e istruzioni ufficiali in vigore in un determinato momento sul trattamento dei dati personali. Per dati personali si intendono i dati che possono essere collegati a una persona specifica. Il presente documento descrive in modo più dettagliato le procedure per la raccolta, l’elaborazione e la divulgazione dei dati personali, nonché i diritti dell’interessato. - BASE GIURIDICA E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
I dati personali memorizzati nel registro delle garanzie vengono utilizzati per i seguenti scopi: organizzazione delle attività di manutenzione in garanzia, raccolta, archiviazione e statistica dei dati relativi alla garanzia e alla manutenzione, raccolta ed elaborazione dei reclami e dei feedback dei clienti. La base giuridica per il trattamento dei dati personali in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE è il legittimo interesse del Titolare del trattamento basato sul rapporto con il cliente. Lo scopo del trattamento dei dati personali è quello di mantenere i rapporti con i clienti, migliorare il servizio e l’esperienza dei clienti, gestire ed elaborare gli ordini e il marketing. Inoltre, le informazioni vengono utilizzate per il servizio di manutenzione e per eventuali richiami e altre misure coperte dalla garanzia. I dati dei clienti possono essere utilizzati per il processo decisionale automatizzato o per la profilazione. I dati dei clienti possono anche essere divulgati ai fini dello sviluppo dell’attività e delle operazioni interne alle società del gruppo Rex Nordic Oy e alle società collegate. I dati vengono memorizzati nel registro nell’ambito del rapporto con il cliente o del periodo di garanzia. A meno che l’interessato non richieda diversamente, il Titolare del trattamento è autorizzato a conservare i dati esistenti anche dopo il periodo di garanzia per scopi di miglioramento dell’attività e di analisi operativa. - QUALI DATI RACCOGLIAMO
Raccogliamo solo i dati personali necessari per gli scopi menzionati nella sezione 4 di cui sopra. Il trattamento dei dati personali viene effettuato con particolare attenzione. Raccogliamo i seguenti dati personali:
• nome e cognome
• indirizzo e-mail
• numero di telefono
• indirizzo
• cronologia degli ordini
• dati di identificazione del dispositivo e di acquisto
• scopo previsto
• informazioni sul feedback e sui reclami del cliente
• informazioni sulle attività di manutenzione eseguite sul dispositivo
• Indirizzo IP
• numero di serie del dispositivo.
- FONTI REGOLARI DI DATI
I dati memorizzati nel registro sono ottenuti dai messaggi inviati dal cliente in relazione a un ordine o all’utilizzo dei moduli presenti sul sito web. Inoltre, memorizziamo i dati dei clienti ottenuti dalle seguenti fonti: e-mail, telefono, servizi di social media, contratti, incontri con i clienti e altre situazioni in cui la fonte diretta dei dati è il cliente stesso. - ELABORATORI
Le società appartenenti allo stesso gruppo di Rex Nordic Oy possono trattare i dati personali per scopi amministrativi in conformità ed entro i limiti stabiliti dalla legislazione sulla protezione dei dati in vigore al momento. Rex Nordic Oy può anche esternalizzare parzialmente il trattamento dei dati personali a terzi, nel qual caso il Gruppo Rex Nordic garantisce tramite accordi contrattuali che i dati personali saranno trattati in conformità con la presente informativa sulla privacy e con la legislazione vigente in materia di protezione dei dati. I subappaltatori di Rex Nordic Oy si occupano, ad esempio, di: consegna dei prodotti ordinati dal negozio online, sviluppo e consultazione di servizi digitali, archiviazione dei dati e gestione dell’infrastruttura tecnica, gestione delle transazioni di pagamento, fatturazione, analisi e gestione dei dati, ricerche di mercato e sondaggi sui consumatori, servizi di marketing e tecnologie pubblicitarie. - DIVULGAZIONE REGOLARE DEI DATI E TRASFERIMENTO DEI DATI AL DI FUORI DELL’UE O DEL SEE
I dati non saranno divulgati regolarmente ad altre parti o al di fuori dell’UE o del SEE, a meno che non sia necessario per l’implementazione tecnica fornita da Rex Nordic Oy o dai suoi partner. Rex Nordic Oy effettuerà tale operazione solo sulla base di una base legale, ad esempio quando il destinatario si trova in un paese che fornisce un livello adeguato di protezione dei dati personali, o quando il destinatario è vincolato da un accordo che copre i requisiti dell’UE per il trasferimento dei dati personali al di fuori dell’Unione Europea. I dati possono essere comunicati alle autorità come richiesto dalla legislazione vigente. La registrazione della garanzia viene effettuata utilizzando i sistemi dell’importatore che offrono lo stesso livello di sicurezza dei dati. - PRINCIPI DI PROTEZIONE DELL’ARCHIVIO DATI
Il trattamento del registro viene effettuato con la dovuta attenzione e i dati trattati tramite sistemi informatici sono adeguatamente protetti. L’archivio dei dati è memorizzato su server Internet. La sicurezza fisica e digitale dell’hardware è organizzata in modo adeguato. Il Titolare del trattamento si preoccupa di garantire che i dati salvati, i diritti di accesso al server e altre informazioni critiche per la sicurezza dei dati personali siano trattati in modo confidenziale e solo dai dipendenti le cui mansioni lo richiedono. Oltre ai dipendenti, anche gli amministratori dei servizi online hanno accesso al registro. Le modalità di trattamento dei dati da parte degli amministratori dei servizi online sono specificate in un accordo di trattamento dei dati stipulato con loro. - PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Conserviamo i dati personali nel registro delle garanzie per la durata della garanzia, dopodiché i dati vengono cancellati dal registro. - DIRITTI DELL’INTERESSATO
Avete il diritto di ricevere informazioni sul trattamento dei vostri dati personali o una copia dei vostri dati personali e di richiedere la rettifica di dati personali inesatti e l’integrazione di dati personali incompleti. Avete inoltre il diritto di richiedere la cancellazione dei vostri dati personali, a meno che la loro conservazione non sia necessaria, ad esempio, in base alla legge sulla contabilità o al rapporto con il cliente. Avete anche il diritto di vietare il marketing diretto inviando un’e-mail a info@rexnordic.com. Avete anche il diritto di chiederci di limitare il trattamento dei dati personali nelle seguenti situazioni: verifica del legittimo interesse; rettifica di dati personali inesatti e verifica della loro accuratezza. Se ritenete che il trattamento dei dati personali avvenga in modo improprio, avete anche il diritto di presentare un reclamo a un’autorità di controllo, che di norma, in questo caso, è il Garante per la protezione dei dati. Potete anche richiedere il trasferimento dei vostri dati personali se trattiamo dati personali che ci avete fornito voi stessi in base al contratto che avete stipulato. In questo caso, vi forniremo i vostri dati personali in un formato leggibile a macchina che potrete archiviare voi stessi o trasferire a un altro responsabile del trattamento. Le richieste di file di dati devono essere inoltrate utilizzando l’apposito modulo di richiesta dati. Inoltre, l’interessato deve verificare la propria identità e il diritto di accesso ai dati del registro presso l’ufficio del Titolare del trattamento per poterli divulgare. I dati saranno forniti nel modo più appropriato entro sei (6) settimane dalla presentazione della richiesta di dati e dalla verifica dell’identità richiesta. - SICUREZZA DEI DATI
Il nostro sito web è costruito per essere sicuro. Utilizziamo una connessione sicura SSL, firewall e login con nomi utente e password. Aggiornamenti regolari rafforzano ulteriormente la sicurezza dei dati del sito web. - COOKIE
Il nostro sito web contiene cookie che raccolgono dati sugli utenti del sito. I cookie consentono, ad esempio, il monitoraggio di Google Analytics e del marketing di Facebook. Utilizziamo questi dati per migliorare il nostro sito web e per indirizzare il nostro marketing in modo più efficiente. È possibile disattivare i cookie nelle impostazioni del browser per impedire il tracciamento della visita al nostro sito web. - CONTATTO
Le richieste di file di dati devono essere inviate utilizzando il modulo di richiesta dati. Inoltre, l’interessato deve verificare la propria identità e il diritto di accesso ai dati del registro presso l’ufficio del Titolare del trattamento per poterli divulgare. L’interessato deve rivolgersi personalmente o per iscritto all’indirizzo indicato nella sezione “Dati aziendali”. I dati saranno forniti nel modo più appropriato entro sei (6) settimane dalla presentazione della richiesta di dati e dalla verifica dell’identità richiesta. - MODIFICHE ALLA DICHIARAZIONE SULLA PROTEZIONE DEI DATI
La presente dichiarazione sulla protezione dei dati può essere aggiornata di tanto in tanto, ad esempio a causa di eventuali modifiche legislative. La presente dichiarazione sulla protezione dei dati è stata aggiornata l’ultima volta il 15 settembre 2020.
CRM Gestione dei rapporti con i clienti (“Registro dei clienti”)
Dichiarazione di protezione dei dati e documento informativo combinati in conformità alla legge sulla protezione dei dati (2018/1050) e al regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (2016/679/UE).
- TITOLARE
Ai sensi della legge sulla protezione dei dati e del regolamento sulla protezione dei dati applicabili, Rex Nordic Oy e le sue filiali sono contitolari che determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento. Il termine “Titolare” è utilizzato al posto di “Contitolare” nel testo che segue. Il punto di contatto dell’interessato è Rex Nordic Oy, che ha la responsabilità di garantire che i dati personali dell’utente siano trattati in conformità alla presente dichiarazione e alle leggi applicabili in materia di protezione dei dati. Dati dell’azienda: Rex Nordic Group Rex Nordic Oy Mustanlähteentie 24 A 07230 Askola, Finlandia Business ID: 2646942-1 Telefono: +358 40 180 1111 www.rexnordic.eu - PERSONA E/O CONTATTO RESPONSABILE PER LE QUESTIONI RELATIVE AL REGISTRO
Ville Metsälampi ville.metsalampi@rexnordic.com Telefono: +358 40 578 0368 - NOME DEL REGISTRO:
Rex Nordic Oy – CRM Customer Relationship Management (“Registro dei clienti”) Informazioni generali sul trattamento dei dati personali Nella misura in cui il Registro dei clienti contiene dati personali, devono essere rispettate la Legge sulla protezione dei dati e le altre leggi, regolamenti, decreti e istruzioni ufficiali in vigore in un determinato momento sul trattamento dei dati personali. Per dati personali si intendono i dati che possono essere collegati a una persona specifica. Il presente documento descrive in modo più dettagliato le procedure per la raccolta, l’elaborazione e la divulgazione dei dati personali, nonché i diritti dell’interessato. - BASE GIURIDICA E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Quando trattiamo i vostri dati personali per adempiere ai nostri obblighi di relazione con i clienti o quando fate acquisti nel nostro negozio online, il trattamento dei vostri dati personali si basa su un contratto. Quando trattiamo i vostri dati personali per finalità di assistenza ai clienti e di marketing, la base giuridica per il trattamento dei vostri dati personali è il legittimo interesse. Quando trattiamo i vostri dati personali nel contesto del marketing diretto elettronico, la base giuridica per il trattamento dei vostri dati personali è il consenso. Avete il diritto di ritirare il vostro consenso in qualsiasi momento. Quando trattiamo i vostri dati personali per adempiere ai nostri obblighi di legge, la base giuridica è l’obbligo di legge. Lo scopo del trattamento dei dati personali è quello di mantenere i rapporti con i clienti, migliorare il servizio e l’esperienza dei clienti, gestire ed elaborare gli ordini e il marketing. Inoltre, le informazioni vengono utilizzate per il servizio di manutenzione e per eventuali richiami e altre misure coperte dalla garanzia. I dati dei clienti possono essere utilizzati per il processo decisionale automatizzato. - PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati personali vengono generalmente elaborati per tutto il tempo in cui è valido il rapporto con il cliente per il quale abbiamo bisogno dei dati o fino al momento in cui cambia la persona di contatto del cliente. Dopo la fine del rapporto con il cliente, i dati personali vengono conservati per un massimo di cinque (5) anni sulla base del legittimo interesse di Rex Nordic Oy, come ad esempio l’eventuale difesa da richieste legali. I dati personali possono essere conservati anche per un periodo superiore se la legislazione applicabile o gli obblighi contrattuali di Rex Nordic Oy nei confronti di terzi richiedono un periodo di conservazione più lungo. In caso contrario, i dati personali saranno cancellati quando non sarà più necessario conservarli o per verificare, esercitare o difendere i diritti legali delle parti. I dati personali possono anche essere conservati per un periodo più lungo se la legislazione applicabile o gli obblighi contrattuali dell’azienda nei confronti di terzi richiedono un periodo di conservazione più lungo. I dati vengono memorizzati nel registro nell’ambito del rapporto con il cliente o del periodo di garanzia. A meno che l’interessato non richieda diversamente, il Titolare del trattamento è autorizzato a conservare i dati esistenti anche dopo il periodo di garanzia per scopi di miglioramento dell’attività e di analisi operativa. - QUALI DATI RACCOGLIAMO
Raccogliamo i vostri dati personali per fornire i nostri prodotti e servizi nel miglior modo possibile, per creare un’esperienza di acquisto senza problemi e per garantire il funzionamento e la manutenzione efficienti dei nostri siti web e servizi. Il trattamento dei dati personali viene effettuato con particolare attenzione. Raccogliamo i seguenti dati:
• nome e cognome
• codice di identificazione, ad esempio data di nascita
• indirizzo e-mail
• numero di telefono
• indirizzo
• cronologia degli ordini e degli acquisti
• rivenditore utilizzato
• comportamento sul sito web
• attivazione di una garanzia
• dati relativi alla gestione delle relazioni con i clienti e al contatto
• altri dati specificati di volta in volta sulla base del consenso.
Dati relativi agli acquisti:
• dati relativi agli ordini, alle consegne, ai metodi di pagamento, agli indirizzi di fatturazione e di consegna, nonché altri dati relativi alle transazioni con Rex Nordic Oy
• contatti con il nostro servizio clienti e relative comunicazioni
• partecipazione a campagne promozionali e concorsi.
Dati raccolti da altre fonti:
• Se vi siete collegati al nostro sito web, servizio o canale di social media utilizzando un profilo personale di social media, possiamo raccogliere i dati pubblici disponibili su tale profilo.
• Potremmo raccogliere dati aggiornati sulla consegna e sui contatti dalle aziende di trasporto.
- FONTI REGOLARI DI DATI
Raccogliamo ed elaboriamo solo i dati personali necessari per condurre le nostre operazioni e gestire i rapporti con i clienti. I dati memorizzati nel registro sono ottenuti dai messaggi inviati dal cliente in relazione a un ordine. Inoltre, memorizziamo i dati dei clienti ottenuti dalle seguenti fonti: e-mail, telefono, servizi di social media, contratti, incontri con i clienti e altre situazioni in cui la fonte diretta dei dati è il cliente stesso. - ELABORATORI
Le società appartenenti allo stesso gruppo di Rex Nordic Oy possono trattare i dati personali per scopi amministrativi in conformità ed entro i limiti stabiliti dalla legislazione sulla protezione dei dati in vigore al momento. Rex Nordic Oy può anche esternalizzare parzialmente l’elaborazione dei dati personali a terzi, nel qual caso il Gruppo Rex Nordic garantisce, tramite accordi contrattuali, che i dati personali saranno elaborati in conformità con la presente informativa sulla privacy e con la legislazione vigente in materia di protezione dei dati. I subappaltatori di Rex Nordic Oy si occupano, ad esempio, di: consegna dei prodotti ordinati dal negozio online, sviluppo e consultazione di servizi digitali, archiviazione dei dati e gestione dell’infrastruttura tecnica, gestione delle transazioni di pagamento, fatturazione, analisi e gestione dei dati, ricerche di mercato e sondaggi sui consumatori, servizi di marketing e tecnologie pubblicitarie. - DIVULGAZIONE REGOLARE DEI DATI E TRASFERIMENTO DEI DATI AL DI FUORI DELL’UE O DEL SEE
Se avete effettuato un ordine nel nostro negozio online, possiamo divulgare i dati personali necessari per la consegna dell’ordine, come il vostro nome, indirizzo, indirizzo e-mail e numero di telefono, alla società di logistica. A seconda delle vostre preferenze di pagamento, potremmo utilizzare un fornitore di servizi esterno per elaborare i pagamenti per gli ordini del negozio online, nel qual caso verrete reindirizzati a un sito web di terzi. In questo caso, si applicano i termini e le condizioni del sito web di terzi. Non raccogliamo dati di pagamento, come quelli delle carte di credito. Tutti i dati di pagamento vengono elaborati da fornitori di servizi di pagamento esterni autorizzati. Ai fini dello sviluppo operativo e dell’analisi e dello sviluppo del business, i dati dei clienti possono essere divulgati internamente al gruppo Rex Nordic Oy e alle società collegate. Le singole persone non possono essere identificate dai rapporti. I dati non saranno divulgati regolarmente ad altre parti o al di fuori dell’UE o del SEE, a meno che non sia necessario per l’implementazione tecnica fornita da Rex Nordic Oy o dai suoi partner. Rex Nordic Oy effettuerà tale operazione solo sulla base di una base legale, ad esempio quando il destinatario si trova in un paese che fornisce un livello adeguato di protezione dei dati personali, o quando il destinatario è vincolato da un accordo che copre i requisiti dell’UE per il trasferimento dei dati personali al di fuori dell’Unione Europea. I dati possono essere comunicati alle autorità come richiesto dalla legislazione vigente. - PRINCIPI DI PROTEZIONE DELL’ARCHIVIO DATI
Il trattamento del registro viene effettuato con la dovuta attenzione e i dati trattati tramite sistemi informatici sono adeguatamente protetti. L’archivio dei dati è memorizzato su server Internet. La sicurezza fisica e digitale dell’hardware è organizzata in modo adeguato. Abbiamo adottato misure tecniche e organizzative per garantire che i vostri dati personali non vengano alterati, persi, distrutti o consultati senza autorizzazione. Il Titolare del trattamento si preoccupa di garantire che i dati salvati, i diritti di accesso al server e altre informazioni critiche per la sicurezza dei dati personali siano trattati in modo confidenziale e solo dai dipendenti le cui mansioni lo richiedono. Oltre ai dipendenti, anche gli amministratori dei servizi online hanno accesso al registro. Le modalità di trattamento dei dati da parte degli amministratori dei servizi online sono specificate in un accordo di trattamento dei dati stipulato con loro. Il materiale manuale viene conservato in locali chiusi a chiave con particolare attenzione e cautela. - DIRITTI DELL’INTERESSATO
Se il trattamento dei vostri dati personali si basa sul vostro consenso, avete il diritto di revocarlo in qualsiasi momento. Inoltre, come regola generale e in conformità alla legislazione applicabile in materia di protezione dei dati, l’interessato può scegliere in qualsiasi momento di esercitare i seguenti diritti: Diritto di essere informato sul trattamento dei propri dati personali. Ha il diritto di ricevere una copia dei suoi dati personali e di richiedere la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione dei dati personali incompleti. Avete inoltre il diritto di richiedere la cancellazione dei vostri dati personali, a meno che la loro conservazione non sia necessaria, ad esempio, in base alla legge sulla contabilità o al rapporto con il cliente. Avete anche il diritto di vietare il marketing diretto inviando un’e-mail a info@rexnordic.com. Avete anche il diritto di chiederci di limitare il trattamento dei dati personali nelle seguenti situazioni: verifica del legittimo interesse; rettifica di dati personali inesatti e verifica della loro accuratezza. Potete anche richiedere il trasferimento dei vostri dati personali se trattiamo dati personali che ci avete fornito voi stessi in base al contratto che avete stipulato. In questo caso, vi forniremo i vostri dati personali in un formato leggibile a macchina che potrete archiviare voi stessi o trasferire a un altro responsabile del trattamento. Se ritenete che il trattamento dei dati personali avvenga in modo improprio, avete anche il diritto di presentare un reclamo a un’autorità di controllo, che di norma, in questo caso, è il Garante per la protezione dei dati nel luogo in cui si trova la sede principale. - USO DEI COOKIE
I cookie sono brevi file di testo che vengono memorizzati nel browser del dispositivo e dal browser Internet sul dispositivo terminale al fine di identificare e identificare nuovamente l’utente. I cookie vengono utilizzati per identificare il browser utilizzato e per utilizzare i dati così ottenuti per calcolare il numero di visite del browser al sito web e analizzare l’utilizzo del nostro sito web a fini di monitoraggio statistico, ad esempio. Sul nostro sito web utilizziamo i cookie anche per migliorare l’esperienza dell’utente. I cookie non danneggiano o interferiscono con il dispositivo dell’utente e i dati non saranno divulgati a terzi. Se decidete di non accettare l’uso dei cookie sui siti web, potete cancellarli e disabilitarli del tutto. Le impostazioni dei cookie possono essere gestite nelle impostazioni di sicurezza del browser web. Se i cookie sono disabilitati, non possiamo garantire la funzionalità del sito web. Riceviamo da Facebook il nome di un singolo utente, la sua immagine pubblica del profilo e altre informazioni definite come pubblicamente visibili. L’utente può anche fornirci altri dati personali nei commenti alle pagine o nel servizio di messaggistica istantanea, ad esempio durante una situazione di assistenza clienti. Non trattiamo i dati personali dell’utente al di fuori di Facebook né li integriamo in altri registri. - SICUREZZA DEI DATI
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Le richieste di file di dati devono essere inviate utilizzando il modulo di richiesta dati. Inoltre, l’interessato deve verificare la propria identità e il diritto di accesso ai dati del registro presso l’ufficio del Titolare del trattamento per poterli divulgare. L’interessato deve rivolgersi personalmente o per iscritto all’indirizzo indicato nella sezione “Dati aziendali”. I dati saranno forniti nel modo più appropriato entro sei (6) settimane dalla presentazione della richiesta di dati e dalla verifica dell’identità richiesta. - MODIFICHE ALLA DICHIARAZIONE SULLA PROTEZIONE DEI DATI
La presente dichiarazione sulla protezione dei dati può essere aggiornata di tanto in tanto, ad esempio a causa di eventuali modifiche legislative. La presente dichiarazione sulla protezione dei dati è stata aggiornata l’ultima volta il 15 settembre 2020.